Для полноценной работы бухгалтерии, как и всего офиса, необходимы канцтовары. Их обеспечением занимается секретарь. Он ответственен за то, чтобы у сотрудников были изделия, для оформления и переписки бумажной документации. Задача непростая: нужно определить список всех необходимых канцелярских товаров. Также придётся решить вопрос закупки изделий, предварительно рассчитав потребность бухгалтерии в определённых вещах. Для начала нужно определить, какие канцтовары понадобятся для офиса, а затем заняться поиском поставщика.
Перечень канцтоваров
Список изделий определяется с учётом специфики деятельности сотрудников. Обязательно оценивается реальная потребность в канцтоварах, рассчитывается периодичность закупок. Для упрощения задачи можно попросить работников бухгалтерии оставить заявки на те принадлежности, которые им необходимы, таким образом, удастся определить точный список товаров для последующей закупки.
Есть изделия, которые будут использоваться около года или дольше. Их не придётся заказывать при каждой закупке. Встречаются расходные материалы, требующие постоянного возобновления запасов. Их желательно разделить на две группы, чтобы было проще организовать закупки.
Товары для бухгалтерии, которые нужно покупать 1-2 раза в год
Существует ряд канцелярских принадлежностей, отличающиеся длительным сроком службы. Обычно их закупку проводят 1-2 раза в год или реже. При определении точного срока рекомендуется учитывать личные потребности офиса.
Полный список:
- Настольные подставки под канцелярию.
- Органайзеры.
- Изделия, предназначенные для систематизации и хранения документов – лотки, подставки и т. д.
- Ежегодники.
- Калькуляторы.
- Антистеплеры.
- Дыроколы.
- Степлеры.
Перечисленные изделия обычно служат не меньше года. Желательно приобретать качественные товары, которые не выйдут из строя в течение нескольких месяцев. Иначе закупки придётся делать чаще, тратить больше денег.
Какие канцтовары нужно покупать раз в 3-6 месяцев
Есть ряд изделий, которые придётся часто приобретать. Они быстро расходуются, некоторые из них способны прослужить несколько недель, другие заканчиваются через 3-6 месяцев. Изделия придётся регулярно закупать, чтобы поддерживать полноценную работу бухгалтерии.
Список:
- Ручки и стержни к ним, фломастеры, карандаши.
- Папки.
- Скоросшиватели.
- Бумага стандартных форматов, например, А4.
- Блокноты, бланки и конверты, стикеры, наклейки.
- Корректоры.
- Точилки для карандашей.
- Маркеры, предназначенные для разных поверхностей.
- Скрепки для степлеров.
- Скотч.
- Клей.
- Зажимы, обычные скрепки, кнопки.
Это стандартный перечень принадлежностей, необходимый большинству бухгалтерий для полноценной работы. Иногда сотрудникам необходимы дополнительные принадлежности. Речь идёт о наборах для переплётных работ, резаках для бумаги и т. д. При составлении точного перечня изделий нужно учитывать потребности каждого работника бухгалтерии, чтобы люди могил полноценно выполнять свои задачи. Предстоит также сформировать график проведения закупок тех или иных канцтоваров.
Когда список будет окончательно сформирован, его понадобится утвердить нормативным актом или приказом. Закупкой будет заниматься ответственное лицо. Ему предстоит ориентироваться на сформированный список. Закупку придётся проводить с учётом сформированного графика. Нельзя ждать, когда закончатся канцелярские товары и возникнут проблемы у сотрудников.
